Tilakustannus per työntekijä kertoo talousjohtajalle tai toimitusjohtajalle yhdellä luvulla, mitä toimitila oikeasti maksaa suhteessa henkilöstöön. Kun tilakustannus per työntekijä lasketaan oikein, sitä voi verrata eri toimipisteisiin, alueen tyypilliseen tasoon ja vaihtoehtoihin, kuten coworking-paikkoihin. Tämä artikkeli käy läpi, mitkä kulut laskelmaan kuuluvat, miten luku muodostetaan ja millaisia vertailukohtia Suomen eri alueilta kannattaa käyttää.
Luvusta on eniten hyötyä silloin, kun vuokrasopimus lähestyy loppuaan tai hybridityö on muuttanut toimiston käyttöä. Silloin päätöksen voi tehdä luvun perusteella eikä mutulla.
Mitä tilakustannukseen kuuluu
Pelkkä vuokra ei ole tilakustannus. Kokenut kiinteistökonsultti kokoaa laskelman neljästä osasta: pääomavuokra, käyttökulut, tilapalvelut (siivous, sähkö, jätehuolto, kulunvalvonta) ja tilaan sidotut investoinnit, kuten muutostyöt ja kalusteet, jaksotettuina sopimuskaudelle.
Nettovuokrasopimuksessa käyttökulut laskutetaan erikseen, tyypillisesti 4-7 €/m²/kk. Bruttovuokrassa ne sisältyvät hintaan. Tästä erosta johtuu suuri osa siitä, miksi kahden ilmoituksen neliöhintoja ei voi verrata suoraan. Tarkempi erittely kuluista löytyy oppaasta toimitilakustannusten budjetoinnista.
Kalusteet ja muutostyöt unohtuvat helpoimmin. Jos 400 neliön toimiston väliseiniin ja kalustukseen kuluu 60 000 € ja vuokrasopimus on viisivuotinen, se tekee 1 000 € kuukaudessa. Summa on usein yhtä suuri kuin sähkö ja siivous yhteensä.
Arvonlisävero vaikuttaa vertailuun enemmän kuin moni arvaa. Vähennykseen oikeutettu yritys laskee kaiken alv 0 -hintoina. Esimerkiksi terveyspalveluyritys tai rahoitusalan toimija, jolla vähennysoikeutta ei ole, maksaa saman tilan 25,5 % kalliimpana, jos vuokranantaja on hakeutunut verovelvolliseksi.
Näin lasket tilakustannuksen per työntekijä
Laskelma etenee aina samassa järjestyksessä:
1. Selvitä vuokrattava pinta-ala (ei hyötyala) ja kaikki kuukausittaiset tilakulut.
2. Jaksota kertainvestoinnit sopimuskaudelle.
3. Laske kuukausikulut yhteen ja kerro kahdellatoista.
4. Jaa tulos henkilömäärällä ja päätä etukäteen, lasketaanko henkilöt, henkilötyövuodet vai työpisteet.
5. Laske rinnalle kustannus per käytetty työpäivä, jos henkilöstö tekee hybridityötä.
Esimerkkinä 25 hengen ohjelmistoyritys Tampereen keskustassa, tilaa 400 m². Bruttovuokra 19 €/m²/kk tekee 7 600 €. Sähkö, siivous ja jätehuolto ovat noin 2 €/m² eli 800 €, ja jaksotetut muutostyöt ja kalusteet 1 000 €. Kuukausikustannus on 9 400 €, vuodessa 112 800 €.
Työntekijää kohden summa on 4 512 € vuodessa eli noin 376 € kuukaudessa. Jos väki on toimistolla keskimäärin 2,5 päivää viikossa, käyttöpäiviä kertyy vuodessa noin 115. Yksi toimistopäivä maksaa silloin lähes 40 €. Tämä luku herättää johtoryhmän useimmiten.
Vertailukohdat eri puolilla Suomea
Laskelman kaksi muuttujaa ovat neliöt per henkilö ja neliöhinta. Perinteisessä huonetoimistossa vuokrattavaa alaa kuluu tyypillisesti 18-25 m² henkilöä kohden, avotoimistossa 12-16 m² ja hyvin suunnitellussa monitilatoimistossa 8-12 m². Oman tarpeen arvioinnissa auttaa opas toimitilan pinta-alan laskemisesta.
Toimistojen bruttovuokrat vaihtelevat alueittain suunnilleen näin: Helsingin keskustassa 28-40 €/m², Pasilassa, Ruoholahdessa ja Keilaniemessä 20-28 €/m², Tampereen ja Turun keskustoissa 15-22 €/m², Oulussa, Jyväskylässä ja Kuopiossa 12-18 €/m² ja pienemmissä kaupungeissa 8-13 €/m². Luvut ovat suuntaa antavia, ja kohteen ikä ja kunto heiluttavat niitä selvästi.
Kun lasketaan 15 m² henkilöä kohden, Helsingin keskustassa tilakustannus asettuu noin 550 euroon kuukaudessa eli lähes 6 700 euroon vuodessa. Oulussa sama ratkaisu maksaa noin 240 € kuukaudessa. Vertailuksi kiinteä työpiste coworking-tilassa maksaa pääkaupunkiseudulla tyypillisesti 300-600 €/kk, ja hintaan sisältyvät yleensä neuvottelutilat, kahvi ja siivous.
Tuotanto- ja varastotiloissa luku per työntekijä ei kerro paljoakaan. Logistiikkakeskuksessa voi olla yksi työntekijä 500 neliötä kohden, eikä se tarkoita tilan tuhlausta. Siellä mittarina toimii paremmin kustannus per lavapaikka tai per tuotettu yksikkö.
Myytti: halvin neliöhinta tuottaa halvimman työpisteen
Neliöhinta on vain puolet yhtälöstä. 1980-luvun toimistotalossa pitkät käytävät, paksut runkorakenteet ja kapeat huoneet voivat nostaa tilantarpeen 22 neliöön henkilöä kohden. Hinnalla 14 €/m² työpiste maksaa 308 € kuukaudessa.
Uudessa talossa, jossa on tehokas pohja ja 13 m² henkilöä kohden, työpiste maksaa hinnalla 21 €/m² noin 273 €. Kalliimpi neliöhinta tuottaa siis halvemman työpisteen. Lisäksi vanhassa kiinteistössä nettosopimuksen energiakulut ovat usein korkeammat ja yhteisten tilojen osuus, jota vuokralainen maksaa, voi olla 10-15 % vuokrattavasta alasta.
Ammattilainen pyytää jokaisesta vaihtoehdosta pohjapiirustuksen ja luonnostelee siihen todelliset työpisteet ennen kuin vertaa hintoja.
Yleisimmät virheet laskelmassa
Ensimmäinen virhe on väärä jakaja. Palkkalistan henkilömäärä ei vastaa todellisia käyttäjiä, jos talossa työskentelee vakituisesti konsultteja tai harjoittelijoita tai osa henkilöstöstä on kenttätyössä. Valitse yksi määritelmä ja pidä siitä kiinni vuodesta toiseen, muuten trendi on harhaanjohtava.
Toinen virhe on hyötyalan ja vuokrattavan alan sekoittaminen. Jos laskelma tehdään hyötyalalla mutta vuokra maksetaan vuokrattavasta alasta, kustannus per henkilö näyttää 10-20 % todellista pienemmältä.
Kolmas virhe on kasvuvaran unohtaminen. Tyhjät neliöt, jotka vuokrattiin tulevia rekrytointeja varten, ovat todellinen kulu jo tänään. Jos kasvu viivästyy kaksi vuotta, sen hinta kannattaa näyttää laskelmassa erikseen. Hybridityön vaikutusta tilantarpeeseen käsitellään tarkemmin artikkelissa etätyöstä ja hybridimallista.
UKK
Paljonko toimistotilaa tarvitaan yhtä työntekijää kohden?
Tyypillinen vaihteluväli on 8-25 m² vuokrattavaa alaa henkilöä kohden. Monitilatoimistossa hybridityötä tekevälle henkilöstölle riittää usein 8-12 m², huonetoimistossa tarve on 18-25 m².
Mikä on hyvä tilakustannus per työntekijä?
Yksiselitteistä rajaa ei ole, koska sijainti ratkaisee paljon. Toimistotyössä vuositaso on usein 2 500-7 500 € henkilöä kohden: alapäässä ovat maakuntakeskukset, yläpäässä Helsingin keskusta. Olennaisempaa on verrata lukua omiin vaihtoehtoihin ja sen kehitykseen vuodesta toiseen.
Kannattaako hybridityössä laskea kustannus per työpiste vai per henkilö?
Molemmat kannattaa laskea. Kustannus per henkilö sopii budjetointiin ja vertailuun, kustannus per käytetty työpäivä taas paljastaa, onko tilaa liikaa. Jos toimistopäivä maksaa yli 40-50 €, tilan pienentäminen tai uudelleensuunnittelu on syytä ottaa esiin.
Luku tukee vuokraneuvottelua
Tilakustannus per työntekijä on hyödyllisin silloin, kun se lasketaan aina samalla tavalla: kaikki kulut mukana, alv käsiteltynä johdonmukaisesti ja jakajana sama henkilömäärän määritelmä. Silloin sen avulla voi verrata Helsingin keskustaa Pasilaan, Tamperetta coworkingiin tai nykyistä tilaa pienempään vaihtoehtoon.
Käytännön vinkki: laske luku ensimmäisen kerran 12-18 kuukautta ennen vuokrasopimuksen päättymistä. Silloin vaihtoehdoille, vuokraneuvottelulle ja mahdolliselle muutolle jää aikaa, eikä päätös synny kiireessä.