Monitilatoimisto on noussut viime vuosina suosituimmaksi tavaksi suunnitella toimistotilaa, kun yritykset etsivät ratkaisua avotoimiston meluongelmiin ja huonetoimiston joustamattomuuteen. Sen sijaan, että koko henkilöstö istuisi samanlaisissa työpisteissä kahdeksan tuntia päivässä, tila jaetaan erilaisiin vyöhykkeisiin, jotka tukevat eri työtehtäviä – keskittymistä vaativasta syväntyöstä puheluihin ja tiimipalavereihin. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten monitilatoimisto rakennetaan käytännössä, mitä vyöhykkeitä se tyypillisesti sisältää ja millaisiin virheisiin toteutuksessa usein törmätään.
Mikä monitilatoimisto oikeastaan on
Monitilatoimistolla tarkoitetaan toimistotilaa, jossa työntekijällä ei ole kiinteää omaa työpistettä, vaan hän valitsee kulloiseenkin tehtävään sopivan paikan. Malli poikkeaa sekä perinteisestä avotoimistosta että huonetoimistosta siinä, että se tunnistaa työn luonteen vaihtelevan päivän mittaan.
Ajatus ei ole uusi – toimistosuunnittelijat ovat puhuneet ”activity based workingista” jo 2000-luvun alusta – mutta hybridityön yleistyminen on tehnyt siitä ajankohtaisemman kuin koskaan. Kun työntekijä on toimistolla esimerkiksi kolmena päivänä viikossa, tilan pitää palvella montaa eri tarkoitusta yhtä aikaa, ei vain yhtä kiinteää roolia.
Tyypilliset vyöhykkeet ja niiden mitoitus
Toimiva monitilatoimisto rakentuu yleensä neljästä–kuudesta erilaisesta vyöhykkeestä. Karkea nyrkkisääntö on, että jokaista vyöhykettä mitoitetaan käyttöasteen, ei henkilömäärän mukaan.
Keskittymisvyöhyke on hiljainen alue, jossa työskennellään yksin ja jossa puhelut ja keskustelu on kielletty. Tämä on usein se osa, joka unohtuu avotoimistoa suunniteltaessa, vaikka kyselyt osoittavat toistuvasti keskittymisen häiriintymisen olevan suurin yksittäinen tyytymättömyyden syy avoimissa tiloissa.
Yhteistyövyöhyke koostuu neuvottelupöydistä ja pienryhmätiloista, joissa saa puhua ääneen. Tähän kannattaa varata enemmän tilaa kuin ensin ajattelisi – tiimityö on lisääntynyt, ja moni yritys aliarvioi kokoushuoneiden tarpeen suunnitteluvaiheessa.
Puhelin- ja videopuhelukopit ovat yhden tai kahden hengen äänieristettyjä koppeja. Näiden puute on yksi yleisimmistä valituksista monitilatoimistoissa – nyrkkisääntönä yksi koppi noin 8–10 työntekijää kohden riittää useimmissa organisaatioissa, mutta etätyöpainotteisilla tiimeillä tarve on suurempi.
Sosiaalinen vyöhyke, eli taukotilat ja epämuodolliset kohtaamispaikat, tukevat yhteisöllisyyttä ja spontaania ideointia. Tämän tilan suunnittelusta löytyy tarkempia vinkkejä artikkelista toimiston taukotilojen ja sosiaalisten tilojen suunnittelusta.
Projektivyöhyke sopii tiimeille, jotka työskentelevät saman kokonaisuuden parissa viikkoja tai kuukausia – tähän voi kuulua seinätilaa fläppitauluille tai pysyvämpiä työpisteitä, joita ei tarvitse siivota päivän päätteeksi.
Miten mitoitus tehdään käytännössä
Yleinen virhe on suunnitella vyöhykkeet arvauksen perusteella. Toimivin lähtökohta on tarkkailla, miten nykyistä tilaa oikeasti käytetään ennen muutosta – esimerkiksi viikon mittainen käyttöastelaskenta kertoo, kuinka moni istuu omalla paikallaan, kuinka moni on kokoushuoneessa ja kuinka moni puhuu puhelimessa käytävällä, koska sopivaa tilaa ei ole.
Käytännön esimerkkinä noin 40 hengen asiantuntijaorganisaatio, jossa toimistolla on päivittäin paikalla keskimäärin 25 henkeä hybridimallin vuoksi. Tällaiselle porukalle ei tarvita 40 kiinteää työpistettä, vaan esimerkiksi 28–30 monikäyttöistä työpistettä, neljä puhelinkoppia, kaksi neuvotteluhuonetta, yksi suurempi tiimitila ja rauhallinen kulma keskittymistyölle. Tilaa säästyy, mutta säästö kannattaa investoida akustiikkaan ja kopiratkaisuihin – muuten koko malli kaatuu meluun.
Etätyön vaikutusta tilantarpeeseen kannattaa arvioida huolella ennen vyöhykejakoa; aiheesta löytyy tarkempaa laskentaa artikkelista etätyö ja hybridimalli – kuinka paljon toimistotilaa tarvitaan.
Yleinen myytti: monitilatoimisto tarkoittaa aina avotilaa
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on, että monitilatoimisto on vain hienompi nimi avokonttorille. Todellisuudessa toimiva monitilamalli sisältää yleensä enemmän suljettuja tiloja kuin perinteinen avotoimisto, ei vähemmän. Ero avotoimistoon on siinä, että tilat on eriytetty tehtävän mukaan sen sijaan, että koko henkilöstö istuisi samassa isossa salissa.
Jos monitilatoimisto epäonnistuu, syy on useimmiten juuri tässä: yritys on pudottanut seinät pois mutta ei ole rakentanut tilalle riittävästi vetäytymispaikkoja. Lopputulos on avotoimisto ilman edes niitä muutamia yksityisiä huoneita, joita vanhassa mallissa oli.
Akustiikka ratkaisee onnistumisen
Monitilatoimiston suurin sudenkuoppa ei ole pohjaratkaisu vaan äänenhallinta. Kun eri toiminnot ovat lähekkäin, melu kantautuu helposti keskittymisvyöhykkeelle, jos akustiikkaa ei ole suunniteltu huolella.
Käytännössä tämä tarkoittaa akustolevyjä, mattoja, huonekasveja ja tilan jakamista puoliavoimilla kalusteilla pelkkien näkymäesteiden sijaan. Aiheeseen kannattaa perehtyä tarkemmin artikkelissa toimiston akustiikka – miten vähentää melua avotilassa, jossa käydään läpi konkreettisia keinoja melun hallintaan.
Vuokrasopimuksen ja muunneltavuuden huomiointi
Monitilamalli edellyttää usein enemmän kevytrakenteisia väliseiniä, kalusteita ja teknisiä ratkaisuja kuin perinteinen toimisto, mikä kannattaa huomioida jo vuokraneuvotteluvaiheessa. Kysy vuokranantajalta, saako tilaan tehdä ei-kantaviin väliseiniin muutoksia ja kuka vastaa niiden kustannuksista sopimuskauden päättyessä – tämä on yksi yleisimmistä erimielisyyksien aiheista, kun toimitilaa muokataan monitilakonseptiin sopivaksi.
UKK
Kuinka paljon monitilatoimisto voi pienentää tilantarvetta?
Hyvin suunnitellussa mallissa tilaa voi säästää tyypillisesti 15–30 prosenttia verrattuna perinteiseen yksi-työpiste-per-henkilö-malliin, mutta säästö riippuu täysin hybridityön asteesta ja siitä, kuinka moni on paikalla samanaikaisesti.
Sopiiko monitilatoimisto pienelle, alle kymmenen hengen yritykselle?
Malli toimii parhaiten silloin, kun työntekijämäärä ja tehtävien kirjo ovat riittävän suuria erillisten vyöhykkeiden perustamiseen. Hyvin pienessä yrityksessä kevyempi ratkaisu, esimerkiksi yksi hiljainen huone ja avoin yhteistyötila, palvelee usein paremmin kuin monimutkainen vyöhykejako.
Miten vyöhykejaon onnistumista mitataan käytön alkamisen jälkeen?
Seuraamalla tilojen käyttöastetta esimerkiksi sensoreilla tai varausjärjestelmän datalla saa nopeasti tietoa siitä, mitkä vyöhykkeet ovat ylikuormittuneita ja mitkä jäävät tyhjilleen. Aiheesta lisää artikkelissa älykkäät toimistoratkaisut – IoT ja tilojen käyttöasteen seuranta.
Yhteenveto
Monitilatoimisto ei ole muotisana avotoimistolle vaan tapa jakaa tila työn todellisen luonteen mukaan – keskittymiselle, yhteistyölle, puheluille ja rentoutumiselle omat vyöhykkeensä. Onnistuminen ei riipu näyttävästä sisustuksesta vaan huolellisesta käyttöastelaskennasta, riittävästä akustisesta suunnittelusta ja siitä, että vetäytymistiloja on tarpeeksi. Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, monitilamalli voi sekä parantaa työn tehokkuutta että pienentää toimitilakuluja – mutta vain, jos siirtymä tehdään käyttäjälähtöisesti eikä pelkän neliömäärän optimoinnin ehdoilla.
