Uuteen toimitilaan muuttava yritys keskittyy usein vuokrasopimukseen, kalusteisiin ja IT-yhteyksiin, mutta avainten luovutus ja kulkutunnisteet jäävät helposti viimeisen viikon hätäiseksi järjestelyksi. Siitä seuraa tuttu tilanne: ensimmäisenä työaamuna puolet henkilöstöstä odottaa aulassa, koska tunnisteita ei ole aktivoitu tai avaimia on kaksi kymmenelle hengelle. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten avainten luovutus kannattaa hoitaa, mitä kulkutunnisteista pitää sopia ja missä vastuut oikeasti menevät. Kun nämä asiat ovat kunnossa, muutto sujuu ja turhilta kuluilta vältytään.
Mitä avainten luovutuksessa käytännössä tapahtuu
Avainten luovutus on muutakin kuin nippu avaimia kädestä käteen. Kyse on dokumentoidusta tapahtumasta, jossa vuokranantaja tai kiinteistöhallinta luovuttaa vuokralaiselle tietyn määrän numeroituja avaimia ja tunnisteita. Vuokralainen kuittaa ne vastaanotetuiksi.
Kokenut kiinteistöpäällikkö laatii aina avainluovutuspöytäkirjan, johon kirjataan avainten sarjanumerot, tunnisteiden tunnistekoodit, kulkuoikeuksien laajuus ja luovutuspäivä. Sama pöytäkirja on pohjana, kun vuokrasuhde päättyy ja avaimet palautetaan. Jos pöytäkirjaa ei ole, palautusvaiheessa riidellään helposti siitä, montako avainta alun perin luovutettiin.
Mekaanisissa järjestelmissä avaimet ovat yleensä sarjoitettuja. Yksi avain avaa ulko-oven, oman tilan ja esimerkiksi jätekatoksen, mutta ei naapurin varastoa. Abloyn, iLOQin ja Assa Abloyn järjestelmissä turva-avaimen kopioita voi tilata vain valtuutetulta lukkoliikkeeltä ja avainkortin tai kiinteistön omistajan luvan kanssa. Avainta ei siis voi teettää kauppakeskuksen pikapalvelussa.
Kulkutunnisteet ja sähköinen kulunvalvonta
Uudemmissa toimistotaloissa ja yrityspuistoissa mekaaninen avain on usein vain varajärjestelmä. Päivittäinen kulku hoidetaan RFID-tunnisteilla, kulkukorteilla tai mobiiliavaimella. Yleisimpiä tekniikoita ovat Mifare DESFire ja vanhemmissa kohteissa EM-tunnisteet. EM-tunnisteiden kopioiminen on helppoa, joten ne ovat tietoturvaltaan selvästi heikompia.
Sähköisen järjestelmän hyöty on se, että kadonneen tunnisteen voi poistaa käytöstä minuuteissa. Kulkuoikeuksia voi myös rajata aikaan: siivousyhtiön tunniste toimii vain klo 17-21, ja oma henkilöstö pääsee sisään arkisin klo 6-22. Mobiiliavaimista ja niiden tietoturvasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa kulkuoikeudet mobiiliavaimella.
Alueelliset erot ovat selvät. Helsingin Keilaniemen tai Tampereen Hermian kaltaisissa toimistokeskittymissä kulunvalvonta on usein integroitu hisseihin, vierailijajärjestelmään ja pysäköintihalliin. Pienemmillä paikkakunnilla, kuten Kuusamossa, Varkaudessa tai Forssassa, liiketilan ja tuotantotilan kulku hoituu edelleen usein pelkillä mekaanisilla avaimilla. Se on toimiva ratkaisu, kunhan avainhallinta on kurissa.
Aikataulu ja askeleet ennen muuttopäivää
Ammattilainen aloittaa avainasioiden selvittämisen samassa vaiheessa kuin vuokrasopimuksen viimeistelyn, ei muuttoviikolla. Toimiva järjestys näyttää tältä:
- 4-6 viikkoa ennen: selvitä kiinteistön lukitusjärjestelmä ja tunnistetekniikka sekä se, kuka hallinnoi kulkuoikeuksia.
- 3-4 viikkoa ennen: toimita henkilöstölista ja tarvittavien avainten ja tunnisteiden määrä kiinteistöhallinnalle.
- 2-3 viikkoa ennen: tilaa lisäavaimet lukkoliikkeestä. Sarjoitettujen avainten toimitusaika on tyypillisesti 1-3 viikkoa.
- 1 viikko ennen: sovi luovutustilaisuus ja testaa tunnisteiden toimivuus kaikissa ovissa.
- Muuttopäivä: jaa avaimet ja tunnisteet henkilöille kuittausta vastaan ja kirjaa jako omaan avainrekisteriin.
Muuttopäivän muut järjestelyt, kuten IT ja kalusteet, kannattaa sovittaa samaan aikatauluun. Siihen löytyy apua artikkelista muuttopäivän järjestelyt yrityksessä. Muistisääntö on yksinkertainen: muuttofirma tarvitsee pääsyn tiloihin jo ennen henkilöstöä. Väliaikainen kulkuoikeus on siis sovittava erikseen.
Kustannukset ja vastuu kadonneista avaimista
Sarjoitetun turva-avaimen kopio maksaa tyypillisesti 30-80 €. Uusi RFID-tunniste maksaa 10-25 € ja ohjelmointi tehdään usein samalla. Nämä ovat pieniä summia. Iso lasku tulee vasta, kun avain katoaa.
Jos kadonnut mekaaninen avain avaa ulko-oven ja yhteiset tilat, kiinteistön omistaja voi edellyttää, että sylinterit sarjoitetaan uudelleen. Yhden sylinterin uudelleensarjoitus maksaa noin 150-400 €. Suuremmassa kohteessa, jossa sylintereitä on kymmeniä, kokonaissumma nousee helposti useisiin tuhansiin euroihin. Vuokrasopimuksissa tämä kustannus on lähes aina vuokralaisen vastuulla.
Ennen allekirjoitusta kannattaa siksi tarkistaa, mitä sopimus sanoo avainten katoamisesta ja sarjoituksen uusimisesta. Asiaa käsitellään tarkemmin myös artikkelissa toimitilan kulunvalvonta ja turvallisuusjärjestelmät. Myös yrityksen omasta vakuutuksesta kannattaa tarkistaa, korvaako se lukkojen uusimisen.
Myytti: vuokranantaja vaihtaa lukot aina uudelle vuokralaiselle
Yleinen oletus on, että tila luovutetaan uudelle vuokralaiselle aina uusilla lukoilla. Näin ei ole. Jos edellinen vuokralainen palautti kaikki avaimet pöytäkirjan mukaisesti, vuokranantajalla ei ole velvollisuutta sarjoittaa lukkoja uudelleen. Usein se ei myöskään tee sitä oma-aloitteisesti.
Jos tilassa toimii arkaluonteisten tietojen kanssa työskentelevä yritys, kuten tilitoimisto, terveydenhuollon toimija tai lakiasiaintoimisto, sylinterien vaihdosta kannattaa neuvotella jo vuokraneuvotteluissa. Usein kustannus jaetaan tai se sisällytetään vuokralaisen muutostöihin. Sähköisissä järjestelmissä vanhat tunnisteet poistetaan käytöstä yleensä automaattisesti, mutta senkin voi tarkistaa pyytämällä kiinteistöhallinnalta kirjallisen vahvistuksen.
Yleisimmät virheet avainhallinnassa
Avaimia jaetaan ilman omaa rekisteriä. Kiinteistöhallinnan pöytäkirjassa näkyy, että yritys sai kahdeksan avainta, mutta yrityksen sisällä kukaan ei tiedä, kenellä ne ovat. Kun työntekijä lähtee, avain lähtee hänen mukanaan. Yksinkertainen taulukko, jossa näkyvät nimi, avaimen numero ja kuittauspäivä, riittää.
Avaimia tilataan liian vähän. Kymmenen hengen tiimille tilataan kolme avainta säästön vuoksi. Avaimia aletaan lainata ja piilottaa oven viereen, mikä on juuri se tilanne, jota vakuutusyhtiö ei korvaa.
Tunnisteen ja avaimen ero unohtuu. Sähköinen tunniste avaa ulko-oven, mutta oman tilan väliovessa voi olla edelleen mekaaninen lukko. Ensimmäisenä aamuna päästään rappukäytävään asti, mutta ei sisälle toimistoon.
UKK
Kuka maksaa lisäavaimet uudessa toimitilassa?
Yleensä vuokranantaja luovuttaa sovitun perusmäärän veloituksetta, esimerkiksi 2-5 avainta, ja lisäavaimet maksaa vuokralainen. Määrä kannattaa kirjata vuokrasopimukseen.
Mitä tehdä, jos kulkutunniste katoaa?
Ilmoita katoamisesta heti kiinteistöhallinnalle tai kulunvalvonnan ylläpitäjälle, jolloin tunniste voidaan poistaa käytöstä. Uusi tunniste maksaa tyypillisesti 10-25 €. Sarjoituksen uusimista ei tarvita, toisin kuin mekaanisen avaimen kohdalla.
Voiko vuokralainen teettää avaimia itse?
Sarjoitettuihin turva-avaimiin ei yleensä voi. Kopiot tilataan valtuutetusta lukkoliikkeestä avainkortin haltijan, käytännössä kiinteistön omistajan tai isännöitsijän, luvalla.
Hyvin hoidettu luovutus säästää rahaa ja hermoja
Avainten luovutus ja kulkutunnisteet kannattaa hoitaa projektina, jolla on oma aikataulunsa, eikä muuttopäivän sivutehtävänä. Selvitä lukitusjärjestelmä hyvissä ajoin, tilaa avaimia todellisen tarpeen mukaan, pidä oma avainrekisteri ja tarkista vuokrasopimuksesta vastuu kadonneista avaimista. Kun luovutuspöytäkirja on huolellisesti täytetty alussa, myös vuokrasuhteen päättyminen sujuu ilman yllätyslaskuja.